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2021-04-09
檔案管理者謝秀萍:手不釋“卷”的十年

時至今日,謝秀萍在公司從事檔案工作已有10個年頭。10余年來,她參與并見證了公司檔案數量從少到多;檔案類別從簡到豐;檔案庫房從小到大;檔案管理逐步完善并升級的過程。她也從最初的“檔案新人”成長為一名專業的檔案管理者。

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奮發進?。洪T外漢成業務通

入職以來,謝秀萍一直在行政部工作,她清楚地記得,剛接手檔案工作不久,就接到公司要申報“檔案工作升三星級”的艱巨任務,按照升級要求:企業檔案的分類要更加明確、組件要更加統一、排列要更加集中、編號要更加合理、編目要更加詳細、修正要更加及時,這就意味著眼前的檔案需要全部推倒重來。畏難情緒肯定是有的,但很快就被她克服掉,通過日日夜夜、加班加點把近萬件庫存檔案重新分類、組件、裝訂、編輯盒脊、排列上架,最終在“江蘇省檔案三星級單位“的驗收會上以高分通過。

十年來,從檔案卷數過千到現在各類檔案超萬卷;從檔案掃描、目錄錄入“由零起步”到現在常用文書檔案掃描件、信息錄入,均按要求完成。在這巨大的工程背后,是每整理一份檔案,都完成從組件、分類、排序、編號、編目到蓋章裝訂、上架等10道工序,一個都不能少,這樣的數萬次重復歷盡十年,記錄了時光、記錄了成長,同時也記錄了她奉獻的青春,85后的她,雖然小小的個子,但卻能迸發出大大的能量。就是這樣一個檔案小小“門外漢”,逐步摘得了“連眾好青年”、公司年度“先進個人”“市檔案星級單位先進個人”等榮譽稱號,成為一名業務通。除此,她還積極參加公司開展的主題的征文比賽,通過自己對檔案的獨特見解撰寫《檔案管理與質量管理》《優化檔案管理方式 提升服務經營能力》《強化保密工作,助力企業發展》等文章并分別獲得二等獎、三等獎。其中《優化檔案管理方式 提升服務經營能力》被國家〈卷宗〉雜志社收錄。

責任擔當:兢兢業業零失誤

2017年4月公司搬遷新辦公樓,滿滿兩大車近300箱的檔案,需要從舊樓的下架、歸類、整理、打包、搬運裝車,搬至新大樓再歸類、再整理、重新上架,這一切都離不開她兢兢業業的擔當精神。她提前列計劃、逐遍過問每個環節、重要環節親自把關,確保零失誤搬遷。為了不影響檔案的利用,盡快完成檔案排列再上架,她經常周末到公司加班,遇到家人有事孩子無人照看的情況,只能帶到檔案室邊照顧孩子邊整理檔案。有好心同事主動提出一起幫她,都被她謝絕了,大家會開玩笑說她不信任同事,她總是笑著說“這是責任,自己整理心安,寧可累點”。正因為她的這份責任心,入職十年,經她手的工作,沒有一個數據錯誤,沒有一份檔案丟失,沒有一份文件泄密。

近幾年,因為工作能力強、表現突出,除負責檔案工作外,部門領導還讓她兼職其他重要的行政工作:從部門報表統計工作、機要保密工作、會務接待工作、到外出跑工商變更業務,期間還被借調到其他部門接受新的工作挑戰,每一次她都全力以赴,并得到領導和同事的一致好評。

創新管理:建章立制精細化

隨著公司的不斷壯大,如今的檔案室擴大了好幾倍,各類檔案量也在不斷增加,多年的檔案管理工作經驗讓謝秀萍意識到,目前公司的檔案分類方式太過于籠統,為了提高檔案的借查閱效率,她把現存的檔案進行了再精細化分類,即把常用檔案進行了單獨立檔,銷售人員投標常用的資質證照進行了單獨立檔,通過一段時間的實踐,她的這種創新管理方式得到公司檔案利用部門的一致好評。銷售人員對她也連連稱贊,都說每逢投標高峰期,一項資質證書經常會被多次借閱,甚至發生投標時間沖突,但每次她都能在銷售人員之間發揮好溝通橋梁作用。如今她又把創新思路轉向了公司各部門及所屬企業的檔案管理上,按照她制定的“一監督”“二檢查”“三跟蹤”“四整改”的檢查制度,定時對各部門的檔案進行監督檢查。通過她的指導,目前各部門的檔案都能做到分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊,兼職檔案員一致認為現在部門查閱檔案再也不用無規律的亂翻,只要對照電子臺賬清單就能又快又準的查到想要的檔案。

談及十年來對檔案工作最大的體會,她用十個字作了概括:“繁雜、細致、重要、專業、責任”。從起初每年每月每日重復做著檔案管理工作,到現在能夠從實際出發,深入學習相關專業知識并對檔案進行創新管理和探索研究,離不開她的耐心堅守。在大多數人的認知里,檔案工作是個“冷門”的崗位,檔案員也是企業里平凡的幕后崗位,但謝秀萍卻能以一名黨員的標準,不厭其煩地全身心投入到這份平凡的工作中,將一件事做精做細。檔案室里那一排排盒、一份份文、一卷卷紙、一個個印仿佛一張張獎狀,記錄了她的成績。詮釋了她平凡中的堅守精神。

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